Manajemen Pemeliharaan

1. Pengantar Manajemen

Dalam banyak hal, organisasi-organisasi yang ada dan berkembang pada saat ini mempunyai banyak perbedaan. Akan tetapi lepas dari perbedaanperbedaan yang ada, semua memiliki beberapa kesamaan yang pokok.

Unsur kesamaan yang paling tampak dimiliki oleh organisasi-organisasi adalah unsur tujuan atau maksud. Tujuan tersebut dapat berbeda-beda, tetapi tanpa suatu tujuan maka tidak ada harapan bagi suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang, ataupun tetap bertahan hidup.

Organisasi-organisasi harus memiliki suatu program atau metode tertentu untuk mencapai tujuan tadi. Tanpa adanya rencana, untuk apa rencana dibuat, tidak ada sebuah organisasi yang dapat bekerja efektif. Organisasi-organisasi harus memperoleh dan mengalokasikan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan (Stonner, 1988 : 3)

2. Batasan Dan Konsep Dasar Manajemen
Mary Parker Follet menyatakan bahwa, manajemen dapat diberi batasan sebagai “Seni untuk melaksanakan/menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang”. (Stoner 1988 : 4). Berikut ini adalah batasan manajemen yang sedikit lebih kompleks yaitu : “Manajemen adalah proses perencanaan, pemimpinan, pengorganisasian, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan” (Stoner, 1988 : 84)

Sedangkan proses itu sendiri berarti suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan pada aspek-aspek kegiatan yang penting dan saling berkaitan. Kegiatan-kegiatan itu merupakan konsep dasar dari manajemen yang meliputi antara lain:

1. Perencanaan (Planning) Manajer harus terlebih dahulu memikirkan dengan matang tujuan dan tindakannya. Tindakan manajer biasanya didasarkan atas suatu metode, rencana, atau logika tertentu.

2. Pengorganisasian (Organizing) Manajer mengkoordinasikan sumber daya manusia serta sumber daya bahan dan alat yang dimiliki organisasi bersangkutan dengan kemampuan tertentu untuk mengerahkan sumber daya dalam mencapai tujuannya. Jelas kiranya semakin terpadu, terkoordinasi tugas-tugas sebuah organisasi, akan semakin efektiflah organisasi tersebut.

3. Pengarahan (Directing) Bagaimana Manajer mengarahkan dan mempengaruhi para bawahan, bagaimana agar orang-orang lain melaksanakan tugas-tugas yang esensial. Dengan menciptakan suasana yang tepat, manajer membantu para bawahannya untuk bekerja sebaik-baiknya.

4. Pengkoordinasian (Coordinating) Pengkoordinasian dapat diartikan sebagai proses untuk menyatukan berbagai tujuan dan kegiatan dari berbagi satuan organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

5. Pengendalian (Controlling) Manajer berusaha untuk menjamin organisasi untuk bergerak ke arah tujuannya dengan benar. Apabila ada bagian tertentu dari organisasi itu pada jalan yang salah, manajer harus berusaha untuk menemukan penyebabnya kemudian mengarahkan kembali ke jalan yang benar.
   

Fase Proses Pencapaian Tujuan

3. Pengertian Manajemen Pemeliharaan

Secara garis besar pengertian manajemen pemeliharaan yaitu pengorganisasian operasi pemeliharaan untuk memberikan performansi mengenai peralatan produksi dan fasilitas industri. Gagasan yang timbul mengenai pokok-pokok pikiran dalam perencanaan program pemeliharaan ditunjukkan oleh tiga buah pertanyaan sebagai berikut:

1. APA YANG HARUS DIPELIHARA ?

2. BAGAIMANA CARA PEMELIHARAANNYA ?

3. KAPAN MELAKUKAN PEMELIHARAANNYA ?

Dasar pemikiran yang sehat dan logis adalah suatu persyaratan terbaik dalam mengorganisasikan pemeliharaan. Pengorganisasian ini mencakup penerapan dari metode manajemen dan memerlukan perhatian yang sistematis. Hal ini merupakan pekerjaan yang harus dipertimbangkan secara sungguhsungguh dalam mengatur perlengkapan. Dimana perlengkapan itu merupakan peralatan, material, tenaga kerja, biaya, teknik atau tata cara yang diterapkan serta waktu pelaksanaannya. Dengan mengetahui tujuan dan sistem manajemen yang diterapkan, maka akan dapat mengatasi masalah, megambil tindakan serta mengerti dengan jelas permasalahan yang sedang dihadapi.

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam merencanakan organisasi maintenance antara lain :

1. Situasi Geografis; Suatu pabrik/plant akan mudah dipelihara dari suatu bengkel dan control yang tersentralisasi, sedangkan suatu pabrik yang letaknya terpencar harus memiliki kelompok-kelompok maintenance yang terdesentralisasi, bahwa barangkali organisasi-organisasi yang parallel akan memberikan hasil yang efisien.

2. Jenis Peralatan (Equipment); Apabila terdapat banyak mesin yang sejenis dalam pabrik maka penanganan maintenance secara sentralisasi akan lebih baik daripada desentralisasi. Sebaiknya bila pada bagian pabrik terdapat banyak mesin yang sejenis dan pada bagian lain terdapat banyak mesin lain yang sejenis maka penanganan secara desentralisasi mungkin lebih baik.

3. Kontinuitas operasi (Operational Continuity); Suatu pabrik yang bekerja dalam satu shift selama lima hari kerja per minggu dan pabrik lain yang bekerja 24 jam sehari selama 7 hari seminggu tentunya memiliki masalah-masalah yang sangat berbeda sehingga perlu ditangani dengan bentuk organisasi yang berbeda pula.

4. Ukuran Pabrik (Plant type); Pabrik yang besar lebih banyak memerlukan tenaga maintenance daripada pabrik yang kecil. Keadaan ini sesungguhnya tidak mempengaruhi banyak kepada segi organisasi. Akan tetapi pada pelaksanaannya akan membutuhkan pengawasan dan pertanggung jawaban yang berbeda dimana pada tingkat yang lebih kecil maka akan lebih kecil pula tingkat pertanggung jawabannya.
   
   
5. Tenaga Kerja, Training dan kehandalannya; Hal ini perlu mendapat perhatian dalam membuat membuat suatu organisasi maintenance karena ada pengaruhnya terhadap beban pengawasan dan fasilitas untuk training. Di daerah dimana tenaga kerja yang andal sangat langka diperoleh maka pengawas dan fasilitas training yang baik harus mudah didapat.
   
   
6. Ruang Lingkup bagi Maintenance; Dalam suatu bagian maintenance yang diserahi tanggung jawab hanya untuk memelilhara mesin saja, maka beban organisasinya tidak seberat suatu bagian maintenance dengan tanggung jawab yang meliputi bidang kerja lain.
   
   
7. Jenis Perusahaan; Setiap perusahaan mempunyai kepentingan yang berbeda atas pelayanan maintenance yang baik. Pada perusahaanperusahaan angkutan umum, lebih banyak dituntut dari segi keamanan agar alat transportasi dapat berfungsi sebagaimana mestinya sehingga bagian maintenance merupakan bagian yang sangat penting.

Hampir semuanya, dalam industri permesinan, penanaman modal dalam pembelian mesin-mesin merupakan anggaran terbesar oleh karenanya pertanggungan jawab untuk memelihara modal yang tertanam ini harus ditempatkan pada manajemen yang tinggi.

4. Prosedur Perencanaan Pemeliharaan

Kebanyakan manager dalam industri sekarang ini telah mendengar mengenai pemeliharaan terencana dan mengetahui serba sedikit keuntungan yang didapat dari penyusunan dan pelaksanaan suatu rancangan pemeliharaan terencana.

Pada perkembangannya sistem pemeliharaan yang terencana telah dapat dibuktikan keuntungannya terutama oleh teknisi-teknisi maintenance yang terjun langsung dalam pelaksanaan sistem pemeliharaan terencana. Skema dibawah ini menunjukkan bagaimana sistem kerja pemeliharaan terencana.

Skema Prosedur Pemeliharaan Terencana

Langkah pertama menentukan terlebih dahulu apa yang akan dipelihara. Hal ini amat tergantung persiapan segala fasilitas. Jadwal pemeliharaan harus disiapkan untuk setiap bagian pabrik atau peralatan produksi yang akan dipelihara. Mencakup pula keterangan-keterangan bagaimana pemeliharan tersebut harus dilakukan.

Sesudah mempersiapkan jadwal pemeliharaan, selanjutnya menyusun spesifikasi pekerjaan (instruksi kerja) yang pada dasarnya merupakan alat komunikasi dengan pelaksana untuk mengarahkan dalam menjalankan kegiatan pemeliharaan pada peralatan produksi tertentu. Beberapa manfaat dari spesifikasi pekerjaan atau lebih sering disebut dengan instruksi kerja antara lain :

1. Merupakan instruksi dasar tindakan yang harus dilakukan -Menunjukkan metode kerja, alat-alat apa yang dibutuhkan atau alat uji apa yang harus digunakan.

2. Dapat dianggap sebagai standar kerja, sehingga siapapun yang melakukan mempunyai cara yang sama, sekaligus mempengaruhi keselamatan kerja.

Bagian pemeliharaan sebaiknya merencanakan program pemeliharaan berkala untuk selama jangka waktu tertentu. Secara ideal memang dijabarkan dalam jangka waktu satu tahun, tetapi biasanya perusahaan-perusahaan sulit melakukannya karena banyak faktor yang akan mempengaruhi produksi dan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan. Sebagian menjabarkan dalam periode bulanan, tetapi ada juga dalam mingguan. Kegiatan ini memerlukan hubungan yang erat dengan bagian produksi untuk saling mengumpulkan informasi. Hasilnya sudah barang tentu harus diketahui oleh kedua belah pihak Tanggung jawab untuk menentukan siapa yang akan mengerjakan tergantung dari foreman atau supervisor yang bersangkutan, yang tentu sangat mengetahui siapa yang sepantasnya melakukan pekerjaan tersebut.

Walaupun sudah mempercayai kemampuan dari mekanik, tetap laporan hasil inspeksi diperlukan sebagai usaha untuk menyimpan data kondisi perlatan produksi paling dini atau lebih dikenal dengan history record.

Perencanaan penjadwalan disusun dengan bertitik tolak dari perancangan operasi perusahaan secara keseluruhan, sebelum menetapkan rencana harus dilakukan analisa terlebih dahulu untuk menetapkan sampai sejauh mana posisi kita berada sekarang. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam mempertimbangkan untuk menetapkan jadwal pemeliharaan adalah sebagai berikut :

• tingkat kerumitan pemeliharaan

• jadwal perkiraan waktu produksi

• tingkat pemeliharaan yang harus dilakukan

• kartu riwayat peralatan produksi (history card)

• kemampuan personil pelaksana pemeliharaan

Mesin-mesin yang mempunyai tingkat kerumitan yang sama, harus dibagi merata selama setahun, untuk menghindari beban kerja yang tidak merata dalam satu tahun.

Jadwal pemeliharaan peralatan produksi terbagi menjadi beberapa jenis

antara lain :

1. Jadwal pemeliharaan jangka pendek, adalah jadwal pemeliharaan peralatan produksi harian yang berupa pelumasan pada waktu peralatan akan dipakai atau setelah digunakan produksi. Pemeliharaan ini dapat dilakukan oleh operator dari peralatan produksi tersebut dengan memberikan petunjuk-petunjuk pemeliharaan terlebih dahulu kepada para operator tersebut.

2. Jadwal pemeliharaan jangka sedang, adalah pemeliharaan peralatan produksi bulanan yang disusun dari jadwal pemeliharaan tahunan yang dalam penyusunannya harus disesuaikan dengan jadwal produksi pada bulan yang bersangkutan sehingga tidak terjadi bentrokan.

3. Jadwal pemeliharaan jangka panjang, adalah pemeliharaan yang mencakup pemeliharaan total atau sering dikenal dengan Overhaul. Pemeliharaan jangkan panjang ini memerlukan persiapan yang matang dalam satu tahun ke depan dengan melihat riwayat mesin pada tiap bulannya. Hal yang perlu diperhatikan adalah waktu pelaksanaan overhaul tersebut karena tentunya peralatan produksi tidak dapat berproduksi sama sekali pada saat itu sehingga diperlukan kecepatan, ketepatan dalam pelaksanaan Overhaul.

Waktu yang dipergunakan untuk pemeliharaan harus dibatasi sesedikit mungkin karena dalam Maintenance dikenal : Availability, adalah kemampuan unjuk kerja peralatan produksi secara optimal tanpa terjadinya gangguan apapun yang akan mengakibatkan terganggunya proses produksi (efisiensi).

Secara matematis dapat dijabarkan sebagai berikut :

Availability = ((waktu operasi / (waktu operasi+down time)) x 100%

Atau,

Efisiensi = ((waktu pemakaian / (waktu pemakaian+down time)) x 100%

Dalam hal ini kebijakan dari besarnya nilai prosentasenya yang ditentukan oleh pihak perusahaan dimana diharapkan nilai prosentase yang ditetapkan adalah ideal dan menyesuaikan dengan karakteristik serta jenis perusahaan yang menerapkan.